Was solltest du als Unternehmer bei Geschenken an deine Mitarbeiter beachten?

Der Jahreswechsel ist vollzogen und das neue Jahr hat begonnen. Hoffentlich startest du mit deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitern erfolgreich ins Jahr 2021! Um gleich zu Anfang des Jahres für gute Laune auf dem Arbeitsplatz zu sorgen, ziehst du es vielleicht in Betracht, deinen Kollegen oder Mitarbeitern ein kleines Präsent zu machen. Vielleicht steht auch der Geburtstag oder die Hochzeit eines Mitarbeiters vor der Tür und du möchtest ihm zu diesem besonderen Anlass mit einem Geschenk eine Freude bereiten? In diesem Beitrag zeigen wir dir deshalb, was du als Unternehmer beachten musst, wenn du deine Mitarbeiter beschenken möchtest und wie du dich dabei an die steuerlichen Vorgaben hältst.

Wie geht man als Unternehmer mit Geschenken für seine Mitarbeiter um? 

Geschenke für Mitarbeiter werden immer als Betriebsausgabe gebucht, egal welchen Wert sie besitzen und ob es sich um eine Sach- oder Geldzuwendung handelt. Zusätzlich stellen beide Zuwendungen einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, für den die Lohnsteuer einbehalten wird und abzuführen ist.

Wann sind Sachzuwendungen steuerfrei?

Sachzuwendungen sind dann steuerfrei, wenn du deinem Mitarbeiter aufgrund eines besonderen Anlasses (z.B. Geburtstag, Geburt eines Kindes, Beförderung, Hochzeit) ein Geschenk in Höhe von 60 € (inklusive USt) überreichst. Hat ein Mitarbeiter in einem Monat Geburtstag und seine Hochzeit gefeiert, so kannst du ihm zwei Geschenke zu je 60€ überreichen. Dieser Betrag ist also nicht an einen Zeitraum, sondern an ein bestimmtes Ereignis gebunden.

Was ist mit Geschenken ohne einen besonderen Anlass?

Aufmerksamkeiten, die du deinem Mitarbeiter machen möchtest, ohne dass ein persönlicher Anlass vorliegt, also z.B. ein Weihnachtsgeschenk, stellt ebenfalls einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Dieser zusätzliche Arbeitslohn ist aber dann steuerfrei, wenn dein Geschenk einen Wert von 44€ pro Mitarbeiter pro Monat nicht überschreitet und es eine reine Sachzuwendung darstellt. Demnach kannst du deinen Mitarbeitern auch mal mehrere Geschenke machen, solange du die monatliche Freigrenze in Höhe von 44€ einhältst.

Dabei musst du beachten, dass es sich bei beiden Beträgen um Freigrenzen handelt und das Geschenk nur dann steuerfrei bleibt, wenn du diese Freigrenzen nicht überschreitest. Die Freigrenzen in Höhe von 44 € und 60€ kannst du aber parallel ausschöpfen. Ein weiterer Vorteil ist, dass nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung die Steuerfreiheit zur Abgabenfreiheit in der Sozialversicherung führt.

Wie sieht es mit Geschenken in Form von Gutscheinen aus? 

Gutscheine sind bei Arbeitgebern ein sehr beliebtes Geschenk, da sich der Mitarbeiter selbst aussuchen kann, was er sich kaufen möchte. Schaut man sich Gutscheine genauer an, sind es theoretisch Geldgeschenke, welche nicht unter die Steuerfreiheit fallen würden. Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) können aber auch Gutscheine mit einem bestimmten Geldbetrag als Sachzuwendung gesehen werden. Dabei musst du jedoch beachten, dass der Gutschein bereits einer bestimmten Sache zugewiesen sein muss, also z.B. ein Tankgutschein – ansonsten entfällt die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit.

• Wichtig dabei ist jedoch: Bevor du den Gutschein verschenkst, kläre unbedingt ab, was mit dem Restbetrag auf dem Gutschein passieren soll. Sobald diese ausgezahlt werden, gilt das Geschenk als Geldzuwendung und fällt damit nicht mehr unter die Steuerfreiheit. Am besten lässt du dir von deinen Gutscheinpartnern bestätigen, dass die Restbeträge nicht ausgezahlt, sondern beim nächsten Einkauf verrechnet werden. 
• Ein Tipp dazu: Elektronische Gutscheine sind eine bequeme Lösung für dich als Arbeitgeber. Dabei können nicht nur die Restbeträge als Guthaben gesammelt werden, sondern es ist für dich auch einfacher, die Aktivierung des Gutscheins nachzuweisen. Für die Lohnerfassung ist es nämlich relevant, wann der Mitarbeiter den Gutschein erhalten hat. Bei Papiergutscheinen ist dies eher ein schwieriges Unterfangen, da die Übergabe des Gutscheins nachgewiesen werden muss. Wann dein Mitarbeiter den Gutschein letztlich einlöst, ist für dich als Arbeitgeber irrelevant. 

Die Checkliste zum besseren Überblick

Damit du den Überblick nicht verlierst, haben wir dir im Folgenden noch einmal eine kleine Checkliste mit den wichtigsten Infos zusammengestellt. So solltest du gut vorbereitet sein, wenn es um Geschenke für deine Mitarbeiter geht.

• Geschenke für Mitarbeiter sind Betriebsausgaben
• Geschenke für Mitarbeiter stellen einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar
• Bei reinen Sachzuwendungen mit besonderem Anlass (Hochzeit, Geburtstag, Taufe) gilt die Steuerfreigrenze bis zu einem Wert von 60€ 
  • Hat ein Mitarbeiter im selben Monat beispielsweise Geburtstag und heiratet, darfst du auch zwei Geschenke mit einem Wert von bis zu je 60€ steuerfrei schenken
  • Bei reinen Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass (Weihnachtsgeschenke etc.) gilt eine Steuerfreigrenze von 44€ pro Monat pro Mitarbeiter
    • Die Steuerfreigrenze für Geschenke mit und ohne besonderen Anlass (60€ und 44€) darfst du parallel ausschöpfen. Du kannst im Dezember also einem Mitarbeiter ein Geburtstagsgeschenk für 60€ und ein Weihnachtsgeschenk für 44€ schenken, ohne diese besteuern zu müssen.
    • Achte darauf, dass Gutscheine, die du schenkst, einem bestimmten Zweck zugewiesen sind (Tankgutschein etc.)
    • Achte darauf, dass Restbeträge von Gutscheinen nicht ausgezahlt werden sollten, sondern als Restguthaben erhalten bleiben. Sie können sonst nicht unter die Steuerfreiheit gefasst werden.
    • Halte für die Lohnerfassung fest, wann dein Mitarbeiter seinen Gutschein erhalten hat
      • Am besten verschenkst du elektronische Gutscheine. Das ist in der Abwicklung häufig am einfachsten.

Fazit

Jetzt solltest du optimal vorbereitet sein, wenn du deinen Mitarbeitern mit Geschenken eine Freude machen möchtest – ob zu einem besonderen Anlass oder auch ohne besonderen Anlass, wie z.B. Ostern, Weihnachten etc. Denk nur daran, dass du sowohl die 44€- als auch die 60€-Freigrenze einhältst, damit du als Unternehmer sowohl die Steuer- als auch die Sozialversicherungsfreiheit für dich nutzen kannst.